Bisnes

4 Kesalahan Ketika Business Meeting Yang Anda Perlu Tahu

Business meeting selalunya dianggap tidak mengujakan, membosankan dan malah ada yang menganggap bahawa ianya seperti membuang masa. Hmm, pasti ada kesalahan ketika business meeting itu dijalankan.

Pernah tak korang tengok situasi gambar ketika orang tengah bermesyuarat? Mesti gambar tersebut menunjukkan ciri pekerja sedang bosan, merenung jam, duduk bongkok, tidak bersemangat, menjelingkan mata dan berasa rimas di dalam bilik mesyuarat tersebut, serta ada yang tertidur ketika presenter sedang bercakap di hadapan.

Walaupun apa yang korang tengok dari gambar dan tv nampak seperti dibuat-buat atau over reacting, tetapi sebenarnya itu lah realitinya. Mengikut kajian baru dari syarikat perisian internet, Igloo Software, boleh dikatakan separuh daripada semua pekerja menganggap bahawa mesyuarat adalah perkara yang tidak produktif.

Untuk lebih terperinci, pekerja berasa marah dengan mesyuarat yang tidak perlu pun untuk diadakan (76%), mesyuarat yang dijalankan tidak selaras dengan topik yang ingin dibincangkan (59%).

Apabila pekerja mulai sedar bahawa mesyuarat tersebut kurang produktif, mereka merasakan bahawa mereka sudah banyak membuang masa dengan mesyuarat yang tidak mempunyai apa apa outcome yang bagus, dan mereka akan mula untuk mengelak apa-apa mesyuarat,” kata Amanda Milligan, jurubicara syarikat Igloo Software dan pengurus projek bagi kajian itu.

“Ia adalah penting untuk para pengurus syarikat tersebut menilai bagaimana mereka mengadakan mesyuarat tersebut dan berapa kerap mesyuarat yang perlu mereka buat untuk melihat, apakah itu yang terbaik untuk team mereka,” kata Milligan.

Sekira pekerja tidak mendapat apa apa (outcome) dari mesyuarat tersebut, pengurus tersebut mungkin harus menilai kekurangannya dan apa yang perlu dibaik pulih.

Ini adalah 4 Kesalahan Ketika Business Meeting Yang Anda Perlu Tahu

 

1. Tidak Mempunyai Tujuan Atau Agenda Yang Jelas

Mesyuarat tanpa matlamat yang utuh dapat dikelaskan sebagai mesyuarat yang “sia-sia”, “membuang masa”, dan “tidak penting” oleh pekerja. Mesyuarat mesti mempunyai tujuan dan agenda yang jelas supaya mesyuarat itu menjadi efektif.

Malah, pengurus juga boleh merancang dan  membuat tentatif terlebih dahulu sebelum bermesyuarat. Sekarang semuanya di hujung jari, sangat mudah.

Buat agenda mesyuarat dan hantarkan kepada pekerja sebelum mesyuarat bermula. Jadi senang lah mereka tahu apa yang akan dibincangkan di mesyuarat nanti. Mungkin juga mereka dapat untuk bersiap sedia dengan soalan yang ingin hendak ditanya atau masalah yang ingin mereka bentangkan.

Keep it short! Tidak perlu pun untuk bermesyuarat sampai 4-6 jam. Pastikan para pengurus  menetapkan masa mesyuarat bermula dan masa mesyuarat habis, dan yang paling penting sekali, lantik seseorang untuk memimpin mesyuarat tersebut supaya mesyuarat tersebut tidak meleret begitu panjang.

2. Bercakap Dengan Formal

Beberapa perkara yang menjadikan pekerja tidak berminat dengan lebih cepat ialah apabila mesyuarat yang dikendalikan, menggunakan ayat-ayat yang sangat formal. Ia membuatkan pekerja mula bosan dengan apa yang hendak nak disampaikan.

Malah, mereka sebenarnya lagi senang jika ayat-ayat yang dilontarkan oleh presenter ialah ayat-ayat yang mudah untuk difahami dan dihadam. Ini membuatkan pekerja akan lebih rasa dekat dengan presenter.

3. Tingkah Laku Yang Menganggu

Kajian Igloo Software mendapati bahawa pekerja yang berada dalam mesyuarat akan terganggu oleh tingkah laku yang menganggu seperti angkat telefon (51%), berbual dengan orang di sebelah (47%) dan makan atau minum ketika mesyuarat sedang dijalankan (22%).

Mungkin mereka tidak menyedari bahawa mereka melakukan perkara ini akan memberi kesan kepada rakan kerja yang lain. Ia menyebabkan mereka tidak minat dengan mesyuarat tersebut.

Amanda, salah seorang pekerja di sebuah syarikat swasta memberi contoh bekas rakan sekerjanya yang mengunyah gula-gula getah semsa mesyuarat.

“Apabila saya melihat atau mendengarnya, saya pula akan tiba-tiba mengalihkan perhatian saya kepada dia tanpa saya sedari,” katanya. “Bayangkan kalau bukan saya seorang yang merasakan begitu, pasti ramai lagi rakan sekerja yang lain yang berasa tidak senang dengan tingkah laku sedemikian.”

4. Tidak Menggunakan Alat Teknologi Dengan Betul

Walaupun teknologi pada zaman sekarang telah mencipta Powerpoint, persidangan video, perkongsian skrin dan lain-lain aspek mesyuarat moden, ia bukanlah semuanya sempurna. Ada je cacat-celanya.

Kajian oleh syarikat Igloo menyatakan bahawa masalah teknikal ketika mesyuarat adalah masalah yang sangat menjengkelkan.

Bayangkan jika video korang tidak mempunyai suara atau warnanya tidak jelas, macam mana audience korang nak kekal fokus? Jadi, periksa semua bahan dan perlatan sebelum mesyuarat bermula. Pastikan tiada masalah teknikal yang mampu untuk membuat audience lari fokus.

Tetapi, walaupun presentation tersebut sangat canggih, ada lagi orang yang rasa rimas apabila presenter menggunakan PowerPoint setiap masa. Nak-nak pula dengan slideshow yang penuh dengan ayat sahaja, terlalu ‘wordy’. Selepas itu membuatkan audience berasa bosan sebab mereka boleh je membaca sendiri tanpa perlu pergi ke mesyuarat.

Pengurus di sesebuah syarikat  wajib untuk ambil tahu kaedah apa yang boleh mereka guna untuk memastikan mereka dapat berkomunikasi dengan pekerja dengan cara yang paling mudah dan efektif.

Adakah Anda Perlu Membuat Mesyuarat?

Jadi, inilah antara kesalahan ketika business meeting yang korang boleh ambil tahu dan tidak melakukannya jika korang adalah salah seorang yang bertingkah laku seperti ditulis.

Natijahnya, sebelum membuat keputusan untuk mengadakan mesyuarat, cuba ambil masa dan fikir adakah perlu ada kan mesyuarat sedangkan perkara yang ingin hendak dibincangkan itu hanyalah perkara yang kecil sahaja?

Dengan cara ini, banyak sangat masa yang tidak akan terbuang dengan sia-sia. Selamat Bekerja!

Pendapat anda?
Share: